Как возместить расходы на охрану труда из ФСС

Чтобы возместить средства, которые уплачены в ФСС:

• узнайте в бухгалтерии сумму взносов, которые можно возместить;
• подберите мероприятия для максимального возмещения взносов и откорректируйте план мероприятий;
• свяжитесь со специалистом ФСС, который работает с предприятием;
• составьте план финансового обеспечения;
• направьте заявление и пакет необходимых документов в ФСС;
• узнайте, принял ли ФСС заявление;
• ежеквартально отчитывайтесь в ФСС.

Узнайте в бухгалтерии сумму взносов, которые можно возместить

Заранее уточните в бухгалтерии, какую сумму страховых взносов за прошлый год можно вернуть от ФСС. Это не реальные деньги, а разрешение потратить часть страховых взносов за текущий год на мероприятия по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний. Если заранее знать сумму — это поможет спланировать мероприятия, которые можно заявить на возмещение.

В общем случае можно вернуть до 20 процентов от суммы страховых взносов. Сумму возврата можно увеличить до 30 процентов, если дополнительные средства сверх 20 процентов направить на санаторно-курортное лечение работников предпенсионного возраста (п. 2 Правил финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний работников и санаторно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н; далее — Правила).

Чтобы рассчитать максимальную сумму, которую можно возместить от ФСС, используйте формулу:

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, начисленные организацией за предыдущий год

-

Расходы на выплату обеспечения по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний, произведенные организацией в предыдущем году

x

20%

Такое условие установлено в абзаце 3 пункта 2 Правил.

 

 

Пример

Расчет суммы взносов, которые можно возместить из ФСС, в организации, где работают 65 сотрудников

В организации работает 65 офисных сотрудников со средней зарплатой 40 000 руб. в месяц (фонд оплаты труда — 2 600 000 руб.).

Страховой тариф, по которому уплачивают взносы в ФСС за 2018 год, — 2,9%.

Взносы в ФСС за 1 месяц: 2 600 000 руб. x 2,9% = 75 400 руб.

Взносы в ФСС за год: 75 400 руб. x 12 мес. = 904 800 руб.

Компенсация по предшествующему году: 904 800 руб. x 20% = 180 960 руб.

Итого 180 960 руб. — это та сумма, которую можно вернуть от ФСС и потратить на мероприятия по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний.

Для организаций с численностью до 100 человек, которые в течение двух предыдущих лет вообще не финансировали профилактику травматизма, нужно дополнительно соблюдать два условия:
— сумму возврата страховых взносов нужно рассчитывать с учетом страховых взносов не за прошлый год, а за предыдущие три года;
— максимальная сумма возврата страховых взносов должна быть не больше общей суммы страховых взносов организации за текущий год.

Такие правила установлены в абзацах 4–6 пункта 2 Правил.

Расходы на какие мероприятия можно возместить за счет ФСС

С учетом сумм, которые планируете возместить за счет ФСС, определите мероприятия, расходы на которые можно возместить. При расчете возмещаемых сумм выгоднее подобрать мероприятия, которые позволят получить максимальную сумму возмещения. После этого, если необходимо, внесите коррективы в существующий план мероприятий. Чтобы откорректировать план, его должен переутвердить руководитель предприятия.

Пример

Выбор мероприятий для возмещения затрат от ФСС

Сумма взносов, подлежащих возмещению через ФСС, — 800 тыс. руб.

За отчетный год предприятие— приобрело СИЗ на сумму 500 тыс. руб.;— провело медосмотров на сумму 200 тыс. руб.; — потратило на СОУТ 400 тыс. руб.;

— затратило на обучение по охране труда 150 тыс. руб.

Вы можете в план финансового обеспечения включить любые затраты по своему усмотрению, но в зачет пойдет сумма, не превышающая сумму взносов, то есть 800 тыс. руб.

В отделение ФСС вы представляете:

— первый вариант: документы по проведению СОУТ на сумму 500 тыс. руб.  обеспечение СИЗ на сумму 300 тыс. руб. (итого — 800 тыс. руб.);

— второй вариант: документы по проведению СОУТ на сумму 500 тыс. руб. обеспечение СИЗ на сумму 400 тыс. руб. (итого — 900 тыс. руб.);

— третий вариант: документы по проведению СОУТ на сумму 500 тыс. руб. медосмотры на сумму 200 тыс. руб. обучение по охране труда на сумму 150 тыс. руб (итого — 850 тыс. руб.).

— четвертый вариант: затраты на СОУТ 400 тыс. руб. медосмотры на сумму 200 тыс. руб. обучение по охране труда на сумму 150 тыс. руб. (итого — 750 тыс. руб).

В четвертом варианте в зачет пойдет сумма 750 тыс. руб., то есть сумма, на которую вы фактически представили документы.

Во втором и третьем вариантах возмещено будет 800 тыс. руб., несмотря на то, что вы подали документы на большие суммы.

Мероприятия, затраты на которые можно возместить за счет ФСС

Мероприятия, за которые можно вернуть затраты, перечислены в пункте 3 Правил:

— спецоценка условий труда;

— приведение уровней воздействия вредных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с требованиями охраны труда, например, снижение электромагнитного излучения, запыленности, загазованности и т. п.;

— приобретение работникам СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств, алкотестеров или алкометров, тахографов, аптечек первой помощи, оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного;

— обучение по охране труда работников, которых нужно направить на обучение по охране труда в учебный центр;

— санаторно-курортное лечение работников, которые работают с вредными или опасными факторами, а также предпенсионеров;

— периодические медосмотры;

— лечебно-профилактическое питание.

Свяжитесь со специалистом ФСС, к которому прикреплено предприятие по зоне обслуживания

Выясните в бухгалтерии организации, к какому отделению ФСС отнесено предприятие, и позвоните, чтобы узнать, к кому из специалистов прикреплено предприятие. Перечень территориальных органов ФСС в субъектах РФ с адресами и телефонами можно найти в приложении № 1 к Административному регламенту, утвержденному приказом Минтруда от 02.09.2014 № 598н (далее — Административный регламент). График работы территориальных органов ФСС приведен в приложении № 2 к Административному регламенту.

Сообщите специалисту ФСС, что собираетесь написать заявление о возмещении страховых взносов. Узнайте у специалиста сумму взносов по данным ФСС, которая подлежит возмещению.

Специалист отделения ФСС окажет содействие, так как количество принятых заявлений — один из показателей его работы.

Как правило, специалист ФСС:

• помогает выбрать позицию или позиции, по которым ФСС возместит взносы;
• проконсультирует о документах по выбранной позиции, которые нужно приложить к заявлению;
• направит действующие формы документов — заявление, план финансового обеспечения и т. п.;
• проверит, правильно ли составлены документы, по электронной почте — это избавит вас от дополнительных поездок в отделение ФСС без предварительного согласования документов.

Составьте план финансового обеспечения

Перед тем как составить пакет документ в ФСС, оформите план финансового обеспечения. Включите в план затраты на охрану труда предприятия в отчетном году. Можно включить в план финансового обеспечения затраты, которые предприятие только планирует. Например, планируемую спецоценку условий труда можно включить в план и представлять поэтапные отчеты о ее проведении в отделение ФСС. Для этого необходимо, чтобы предприятие заключило договор с организацией, которая проводит спецоценку, до подачи заявления в ФСС.

Если предприятие включило в план будущие расходы и не полностью их использовало, об этом сообщите в ФСС до 10 октября (п. 13 Правил).

План финансового обеспечения подпишите у главного бухгалтера и у генерального директора предприятия. Затем отнесите два экземпляра плана в отделение ФСС. После проверки плана на вашем экземпляре работники ФСС поставят отметку о принятии.

Получите у специалиста отделения ФСС заверенную выписку из приказа о финансовом обеспечении мер для вашего предприятия.

Направьте заявление и пакет необходимых документов в ФСС

Обратите внимание

Перед визитом в отделение ФСС получите у руководителей предприятия доверенность на представление интересов предприятия в отделении ФСС.

Чтобы оформить возврат средств на охрану труда от ФСС, составьте заявление и приложите к нему пакет необходимых документов. Подать заявление нужно до 1 августа текущего календарного года в территориальный орган ФСС по месту регистрации предприятия. Не обращайтесь в крайний срок, лучше сделайте это за несколько месяцев. Если в документах найдут ошибки, то заявление вернут для устранения. В этом случае есть риск пропустить срок подачи.

Заявление заполните на бумажном носителе или в форме электронного документа. Форма заявления приведена в приложении 3 к Административному регламенту.

Если заявление подаете в бумажной форме, то оформите два экземпляра. На вашем экземпляре специалист отделения ФСС сделает отметку в принятии заявления и назначит проведение камеральной проверки по наличию (отсутствию) пеней.

К заявлению приложите:

• план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем календарном году по форме приложения к Правилам, разработанный с учетом перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, с указанием суммы финансирования;
• копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, который разработан по результатам СОУТ;
• копию или выписку из коллективного договора и (или) соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников, если на предприятии есть такой документ.

Чтобы обосновать финансовое обеспечение предупредительных мер, дополнительно приложите документы или их копии, которые подтвердят необходимость финансового обеспечения предупредительных мер, по таблице (п. 4 Правил).

Документы для обоснования финансового обеспечения предупредительных мер

Мероприятие	Документы
Спецоценка условий труда	Копия приказа о создании комиссии по спецоценке. Копия договора с организацией, которая будет проводить спецоценку, с указанием количества оцениваемых рабочих мест и стоимости спецоценки
Снижение уровня вредных факторов	Копия отчета о спецоценке, которая подтверждает, что на рабочих местах работников уровень вредных или опасных факторов превышает норму. Копия отчета о спецоценке, которую провели после мероприятия по снижению уровня вредных факторов и которая подтверждает, что класс или подкласс условий труда на рабочих местах был снижен. Копии документов о приобретении оборудования или о проведении работ для снижения воздействия вредных и опасных факторов. Если запланированы мероприятия, не требующие приобретения оборудования, — копия договора на проведение таких работ
Обучение по охране труда руководителей и работников малого бизнеса, руководителей госучреждений, специалистов и уполномоченных по охране труда, членов комиссий по охране труда	Копия приказа о направлении работников на обучение. Список работников, направляемых на обучение. Копия договора с обучающей организацией. Копия уведомления Минтруда о включении обучающей организации в реестр организаций, оказывающих услуги в области охраны труда. Копия программы обучения. Документы работников, подтверждающие, что они занимают должности, которые могут обучаться за счет ФСС
Приобретение СИЗ	Перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий, должностей работников, норм выдачи СИЗ со ссылкой на соответствующий пункт типовых норм, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ. Перечень СИЗ, приобретаемых по результатам спецоценки. Копии сертификатов (деклараций) соответствия СИЗ техническому регламенту Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты» (ТР ТС 019/2011). Копия заключения о подтверждении производства промышленной продукции на территории Российской Федерации, выданного Министерством промышленности и торговли Российской Федерации в отношении СИЗ. Копия декларации о происхождении товара или сертификата о происхождении товара — для СИЗ, изготовленных на территории других государств — членов Евразийского экономического союза
Санаторно-курортное лечение работников	Заключительный акт врачебной комиссии по итогам периодических медосмотров работников. Списки сотрудников, направляемых на лечение, с указанием рекомендаций. Копия лицензии санатория. Копии договоров на покупку путевок. Калькуляция стоимости путевок. Для возмещения затрат на санаторно-курортное лечение предпенсионеров дополнительно нужно представить: - копию справки для получения путевки на санаторно-курортное лечение по форме № 070/у, если отсутствует заключительный акт; - списки работников, которых направляют на санаторно-курортное лечение, с указанием рекомендаций из справки по форме № 070у, если отсутствует заключительный акт; - копию документа, удостоверяющего личность работника, направляемого на санаторно-курортное лечение; - письменное согласие работника, которого направляют на санаторно-курортное лечение, на обработку его персональных данных
Проведение периодических медосмотров	Копия списка работников, подлежащих медосмотрам в текущем календарном году. Копия договора с медучреждением. Копия лицензии медучреждения
Покупка лечебно-профилактического питания	Перечень работников, которым выдают питание, с указанием основания (пункт перечня), профессий работников и норм выдачи. Номер рациона питания. График занятости работников, которые имеют право получать профилактическое питание. Копии документов о времени, фактически отработанном во вредных условиях. Копии постатейных смет расходов, запланированных на покупку профилактического питания. Копии договоров страхователя с организациями общественного питания, если питание выдавали не в структурных подразделениях страхователя. Копии документов, подтверждающих затраты на покупку питания
Покупка алкотестеров для предсменных и предрейсовых медосмотров	Копия локального нормативного акта о проведении предсменных или предрейсовых медосмотров. Копия лицензии на проведение медосмотров или договора с организацией, которая вправе проводить такие медосмотры (с приложением лицензии этой компании на право проведения медосмотров). Копии счетов на покупку алкотестеров и алкометров
Покупка тахографов	Копии лицензий на право осуществлять перевозки и копии документов, подтверждающих соответствующий вид деятельности организации. Перечень транспортных средств (далее — ТС), которые нужно оснастить тахографами (с указанием их регистрационных номеров, даты выпуска, сведений о прохождении техосмотра), копии паспортов ТС. Копия свидетельства о регистрации ТС в ГИБДД. Копии счетов на покупку приборов
Покупка аптечек первой помощи	Перечень приобретаемых медикаментов с указанием их количества, цены и санитарных постов, которые будут оснащены аптечками

Узнайте, принял ли ФСС заявление

Чтобы узнать, принял ли ФСС заявление, зайдите на официальный сайт территориального органа ФСС. На сайте в течение одного рабочего дня с даты регистрации заявления появится информация о поступившем заявлении и о ходе его рассмотрения.

В какой срок ФСС примет решение о возмещении взносов на травматизм?

ФСС примет решение возмещать или не возмещать взносы предприятию в срок, который зависит от суммы взносов.

Срок принятия решения ФСС о возмещении взносов на травматизм

Сумма страховых взносов, начисленных за предшествующий год	Кто принимает решение	Срок рассмотрения
До 10 млн руб. включительно	Территориальный орган ФСС	В течение 10 рабочих дней со дня получения полного комплекта документов
Более 10 млн руб.	Территориальный орган ФСС после согласования с ФСС России	В течение 3 дней после получения документов территориальный орган направляет их на согласование в ФСС России. ФСС России согласовывает представленные документы в течение 15 дней с момента получения

Свое решение ФСС оформит приказом и направит его в течение трех рабочих дней на предприятие. Если ФСС откажет в финансировании, то он укажет причины отказа.

ФСС может отказать в возмещении взносов по одной из четырех причин:

• у предприятия есть задолженность по уплате страховых взносов, пени и штрафы, не погашенные на день подачи страхователем заявления. Риск отказа есть, даже если долг составляет несколько рублей;
• документы содержат недостоверную информацию;
• средства на возмещение взносов предприятиям, которые предусмотрены бюджетом ФСС, полностью распределены;
• предприятие представило неполный комплект документов.

По другим причинам ФСС отказать не вправе. Об этом сказано в пунктах 8–10 Правил.

Ежеквартально отчитывайтесь в ФСС

Как ежеквартально отчитываться в ФСС об использовании страховых взносов на финансирование профилактики травматизма и профзаболеваний?

Об использовании страховых взносов на финансирование профилактики травматизма и профзаболеваний нужно ежеквартально отчитываться. Отчеты составляйте по рекомендуемой форме из приложения 1 к письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. Отчетные документы сдавайте специалисту отделения ФСС по реестру.

Если расходы не подтверждены документами о целевом использовании средств, их не засчитывают в счет уплаты страховых взносов (п. 14 Правил).